ISO 9001:2015

El pasado día 8 de Mayo, con un mes de retraso, se ha publicado oficialmente el borrador de la norma ISO 9001:2015, es decir el denominado DIS ISO 9001:2015.

Con esta publicación se abre el proceso formal de votación y aprobación del borrador, que necesitará dos meses para su traducción oficial y tres meses para votación, del 10 de Julio al 10 de Octubre por lo que se espera que en Noviembre de 2014 se publique el denominado “Final Draft” ó borrador final, FDIS ISO 9001:2015, que abrirá su periodo de votación en Enero para cerrarse y publicarse definitivamente como ISO 9001:2015 en Setiembre de 2015.

Normalmente las organizaciones dispondrán de un periodo de tres años para adecuar sus sistemas y realizar la transición de sus certificados.  Aunque solo han pasado seis años desde la última revisión (2008) esta revisión ha sido muy esperada puesto que la versión del 2008 introdujo pocos cambios en relación con su antecesora, la versión del año 2000. Esto significa que los cambios profundos se están produciendo cada 15 años.

En el desarrollo de las normas de sistemas de gestión que existen en la actualidad, se ha demostrado que una de sus mayores desventajas ha sido la diferencia entre las estructuras de sus contenidos.  Esto ha originado que ISO haya definido una estructura única, denominada “Estructura de Alto Nivel”, descrita en el Anexo SL Apéndice 2 de la  ISO/IEC Directiva, Parte 1, Consolidated ISO Supplement, 2013. (anteriormente, ISO Guide 83), desarrollada por el “Joint Technical Coordination Group”.  Esto significa que la estructra es idéntica con títulos y texto básico comunes, así como el mismo vocabulario genérico. En consecuencia, cada nueva norma tendrá por lo menos 30% de texto idénticos.

El primer cambio importante es por tanto este cambio en la estructura.  Las tres primeras cláusulas de la norma se ha mantenido iguales (Alcance, Normas de referencia, Términos y definiciones), mientras que el contenido siguiente se ha distribuido en las siete cláusulas (Contexto de la organización, Liderazgo, Planificación, Apoyo, Operaciones, Evaluación del desempeño y mejora). La estructura de la norma se ha alineado con uno de los objetivos principales, la norma debe tener un mayor impacto en el negocio. Por lo tanto, se ha puesto mayor énfasis en el Liderazgo (nueva cláusula completa) y en la evaluación del rendimiento que se ha desplazado al final de la norma. 

La nueva estructura de la norma sigue el ciclo PDCA.

El segundo cambio importante es la inclusión del término servicio, "productos y servicios" y no sólo "productos".  La nueva estructura traerá más consistencia a los productos y servicios que la empresa proporciona a sus clientes. De hecho, hasta ahora, el término “servicio” estaba incorporado, pero de una manera oculta detrás del término “producto”, pero los autores de la nueva versión quieren enfatizar los servicios y dejar claro que la norma se aplica en su totalidad al sector de servicios, que se está siendo cada vez más importante.

Un cambio importante es la introducción del concepto denominado “Risk-based thinking” “Enfoque basado en el riesgo”.  Esto no significa que se requiera explícitamente una evaluación formal de los riesgos o un proceso de evaluación de riesgos, si bien podría ser necesario en algunos procesos críticos.  De hecho, este denominado “Enfoque basado en el riesgo” es una evolución del concepto de“Acción Preventiva” de la norma actual, que aunque todavía permanece, se refuerza en realidad a lo largo de la norma por este tratamiento del riesgo. 

Se reconoce que algunos procesos tienen un mayor impacto en relación con la conformidad de los productos y servicios que otros procesos. Se permitirá a las organizaciones a priorizar y, al mismo tiempo, mantener su enfoque en la gestión de procesos.

La gestión de compras ha sido sustituida por la expresión "suministros y servicios externos”, que también incluye los procesos externalizados. Se presta más atención al tipo y a alcance de los controles adecuados a cada proveedor externo y todo suministro externo de productos y servicios.

La norma contiene requisitos específicos menos explícitos, lo que significa que es menos prescriptiva. Por ejemplo, el denominado Manual de Calidad, no se necesita. 

¿Significa esto que las organizaciones tendrán que elminarlo? 

No, en absoluto, las organizaciones pueden mantener su sistema de gestión de calidad descrito en un " manual de calidad ", de la forma en que lo han hecho tradicionalmente, pero no hay ningún requisito normativo específico que requiera que tienen que hacerlo.
Ocurre algo muy similar con el “Representante de la dirección”. Si tendrá que haber alguien responsable de la coordinación de la implantación del sistema de gestión de calidad, pero es una decisión de la organización cómo llamar a esa persona.  Sin embargo, la nueva norma eleva el nivel de exigencia y compromiso de alto nivel y el empoderamiento de la alta dirección, lo que significa que la responsabilidad no recaerá solo en una persona, que es lo que habitualmente ha venido ocurriendo, incluso en las organizaciones certificadas. La alta dirección debe tener una participación mucho más activa.

Un lenguaje más sencillo y un estilo de redacción más sencillo, ayudan a la comprensión y a la interpretación cohrente de los requisitos. La nueva norma se ha alineado con las prácticas empresariales modernas, lo que significa que la calidadtiene que ser un objetivo dentro del propio plan de negocios, alineado con la estrategia a largo plazo de la organización.

Hay otros pequeños cambios introducidos, pero no tendrán un mayor impacto sobre el contenido de la norma.Aunque puede ser que el documento FDIS recoja algunos cambios, no se espera que existan grandes diferencias con el documento DIS ahora presentado.

El período de transición para la introducción de los requisitos de la nueva norma para las organizaciones certificadas ISO 9001 se iniciará después de la publicación de la norma, a finales de 2015 y tendrá una duración de tres años.  Sin embargo, las organizaciones pueden empezar a familiarizarse con los requisitos y nuevos enfoques que presenta la versión DIS sin tener que reorganizar sus manuales de calidad existentes, sin introducir nueva numeración en los procedimientos de su sistema de gestión de calidad, o incluso sin la necesidad de eliminar documentación "demasiado prescriptiva” pero con una forma diferente de ver la gestión de la calidad. 

Los nuevos requisitos de la norma deben ser utilizados para transformar los sistemas de gestión de calidad de las organizaciones, para mejorar la calidad de los elementos de su sistema de gestión y para ayudar a la estabilidad y al crecimiento continuo del negocio.

En los “webinar” y ”workshops” de Bureau Veritas sobre la nueva versión de ISO 9001:2015 podrá encontrar una información mucho más detallada y de utilidad, no dude en solicitarla.